En dat terwijl functioneel beheer de stille motor is achter alles wat AFAS voor jouw organisatie doet. Salarissen die kloppen. Autorisaties die kloppen. Processen die draaien. De meeste mensen merken het pas als het misgaat.
Wat het onderzoek zegt
De resultaten van ons trendrapport zijn helder en confronterend.
84% regelt het intern. Dat klinkt positief, maar het zegt niets over de kwaliteit. Intern regelen betekent niet dat er genoeg capaciteit of kennis is.
58% besteedt 70% of meer van de tijd aan reactief werk. Bij de overgrote meerderheid van de AFAS-omgevingen in Nederland is de beheerder bezig met blussen, niet met bouwen.
40% ervaart de capaciteit als onvoldoende. Bij organisaties met 101 tot 250 medewerkers loopt dit op tot 59%. Meer dan de helft zit structureel te krap.
74% ervaart kennistekorten. Op het gebied van geavanceerde inrichting loopt dit op tot 86%. Dat is een structureel risico voor de kwaliteit van je AFAS-omgeving.
57% is afhankelijk van 1 of 2 mensen. Wat gebeurt er als die persoon ziek wordt? Of vertrekt?
Het echte probleem: functioneel beheer is een neventaak geworden
Bij bijna de helft van de organisaties (49%) is er een dedicated functioneel beheerder. Bij de andere helft valt het beheer toe aan HR-medewerkers, IT-collega's of finance — naast al hun andere werk. Functioneel beheer als item op een taakomschrijving, niet als volwaardige rol.
Het gevolg is voorspelbaar. 43% werkt volledig ad hoc. Er is geen wijzigingsproces. 77% documenteert onvoldoende. 29% weet niet eens wat de gemiddelde doorlooptijd van een wijziging is. En e-mail is bij 57% nog steeds het primaire ticketkanaal.
58% van de AFAS-beheerders besteedt het grootste deel van zijn tijd aan brandjes blussen. Niet aan verbeteren. Niet aan doorontwikkelen. Gewoon blussen.
Wat het je kost
De schade van slecht ingericht functioneel beheer is niet altijd direct zichtbaar. Je ziet het aan kleine dingen die misgaan. Een medewerker die geen toegang heeft tot de juiste gegevens of juist te veel. Een rapport dat drie dagen op zich laat wachten omdat niemand weet hoe het snel gegenereerd kan worden.
Maar de grootste schade zit in wat je niet doet. Elk uur dat je beheerder kwijt is aan brandjes blussen, is een uur dat niet besteed wordt aan procesoptimalisatie of betere inrichting. 47% van de beheerders geeft aan te weinig ruimte te hebben voor doorontwikkeling. Ze willen verder, maar komen er niet aan toe.
En de druk neemt toe. 66% verwacht dat de behoefte aan goed functioneel beheer de komende jaren verder stijgt. Meer medewerkers, meer modules, meer afhankelijkheden. Wat nu nog beheersbaar is met één persoon en een goed geheugen, wordt over twee jaar een knelpunt.
Het kantelpunt: 1 FTE
Uit de data komt één ding duidelijk naar voren: het kantelpunt ligt bij 1 FTE. Pas vanaf dat moment verschuift de focus van reageren naar verbeteren. Pas dan is er ruimte voor een wijzigingsproces, voor documentatie, voor proactief meedenken met de business.
Maar 57% van de organisaties heeft minder dan 1 FTE beschikbaar. En 27% besteedt minder dan 5 uur per week aan functioneel beheer. Dat is minder dan een uur per werkdag voor de volledige AFAS-omgeving.
Dat is te weinig. De meeste organisaties weten dat ook: 65% noemt te weinig tijd en capaciteit als grootste uitdaging.
Het kantelpunt ligt bij 1 FTE. Pas dan verschuift de focus van reageren naar verbeteren. Maar 57% van de organisaties haalt dat niet eens.
Hoe je het wél goed regelt
Goed functioneel beheer begint met eigenaarschap. Niet als item op een taakomschrijving, maar als volwaardige verantwoordelijkheid met mandaat, capaciteit en een vaste plek aan tafel bij beslissingen.
Dat hoeft niet altijd intern opgelost te worden. Steeds meer organisaties kiezen voor een combinatie: een interne beheerder voor het dagelijkse werk, aangevuld met externe expertise voor de uren die er niet zijn, de kennis die ontbreekt of de pieken die te groot zijn.
Bij VOXTUR bieden we dat via FBoA oftewel Functioneel Beheer op Afstand. Een van de populairste vormen is het Focus-abonnement: dagelijks een vaste functioneel beheerder, ingezet op wat jouw organisatie op dat moment het hardst nodig heeft. Geen grote projecten, geen implementaties. Gewoon gestructureerde ondersteuning die helpt om van reageren naar regie te gaan.
Conclusie: een 6,2 is een startpunt, geen eindpunt
Voldoende om te functioneren. Maar niet genoeg om te groeien, te verbeteren of AFAS te laten doen wat het kan doen.
De organisaties die dat wel lukt, hebben één ding gemeen: ze behandelen functioneel beheer als een kernactiviteit met de capaciteit, de structuur en de kennis die daarbij horen.
Een 6,2. Dat is het gemiddelde cijfer dat AFAS-gebruikers zichzelf geven voor hun functioneel beheer. Voldoende. Maar voldoende is niet goed genoeg.
Veelgestelde vragen over Functioneel beheer op afstand
Wat is functioneel beheer bij AFAS?
Functioneel beheer is het dagelijkse beheer van je AFAS-omgeving. Denk aan autorisaties, inrichtingsvragen, wijzigingen in processen en het oplossen van meldingen van medewerkers.
Waarom scoort functioneel beheer gemiddeld maar een 6,2?
De meeste organisaties hebben te weinig capaciteit en kennis beschikbaar. Beheer is vaak een neventaak, waardoor er geen ruimte is voor structuur of doorontwikkeling.
Hoeveel tijd heb je nodig voor goed functioneel beheer?
Uit ons onderzoek blijkt dat het kantelpunt ligt bij 1 FTE. Pas dan is er genoeg ruimte om niet alleen te reageren, maar ook proactief te verbeteren.
Wat zijn de risico's als functioneel beheer niet goed is ingericht?
Medewerkers met verkeerde toegangsrechten, rapporten die te laat komen en een AFAS-omgeving die niet meegroeit met je organisatie. De schade is vaak niet direct zichtbaar, maar stapelt zich op.
Wat is FBoA?
FBoA staat voor Functioneel Beheer op Afstand. VOXTUR levert een vaste functioneel beheerder die op afstand jouw AFAS-omgeving beheert en verbetert — zonder dat je zelf iemand hoeft aan te nemen.
Voor welke organisaties is FBoA geschikt?
Voor elke organisatie die AFAS gebruikt maar niet genoeg capaciteit of kennis heeft om het beheer goed in te richten. Of je nu 50 of 500 medewerkers hebt.
