Nieuwe software
In de loop der jaren groeide het bedrijf mee met de markt en met de wensen van opdrachtgevers. Eind 2024 werd duidelijk dat hun bestaande software daar niet meer goed genoeg bij aansloot.
Vooral de planning begon te knellen. “Niet omdat er geen systeem was, maar omdat het systeem niet meer paste bij de snelheid en flexibiliteit die je vandaag nodig hebt in de schoonmaak” zegt Anne-Grethe, manager financiën en ICT bij Keus Schoonmaak
Planning als knelpunt
De schoonmaakbranche is de laatste decennia sterk veranderd. Waar het vroeger vaker ging om losse avonduren op één locatie, is schoonmaak een vak geworden dat fulltime en projectmatig wordt uitgevoerd. Medewerkers hebben vaker een eigen bus of auto en bewegen de hele dag tussen projecten.
Dat vraagt om een planning die snel kan schakelen.
Anne-Grethe: “Bij uitval wil je direct kunnen zien wie beschikbaar is, iemand anders kunnen inplannen en die medewerker meteen de juiste informatie kunnen geven. Precies daar liepen we tegen grenzen aan. We misten functionaliteit om medewerkers goed te plannen, zeker voor onze ambulante schoonmaak medewerkers en specialistische reiniging waar inzet, reistijd en timing extra belangrijk zijn.”
Het gevolg? Het organiseren van de dagelijkse operatie kostte meer tijd gaf ook best wat onzekerheid.
Een enorme diversiteit aan tools
Wat het extra lastig maakte, was dat Keus Schoonmaak niet met 1 duidelijke oplossing werkte. Naast het bestaande branchepakket draaiden er meerdere aanvullende tools en koppelingen om processen toch rond te krijgen.
Dat betekende werken met meerdere leveranciers, meerdere toepassingen en extra afhankelijkheden om iets simpels voor elkaar te krijgen. En zelfs dan bleef het grootste knelpunt bestaan: de planning bleef omslachtig.
Anne-Grethe: “We hebben in het verleden al eens gekeken naar AFAS, maar toen paste het nog niet goed. Begin 2025 hebben we besloten weer eens opnieuw contact te leggen met AFAS en zagen duidelijk wat er mogelijk was. Eén onderdeel daarbij was doorslaggevend: planning moest beter.”
Het beste van beide werelden
Keus Schoonmaak koos bewust voor een duidelijke richting: alle processen in 1 pakket, zonder allerlei losse oplossingen eromheen. In AFAS wilden ze ERP, HRM en de financiële processen onderbrengen.
Inkoopfacturen moesten bijvoorbeeld niet langer via een aparte applicatie lopen, maar binnen 1omgeving automatisch kunnen worden verwerkt.
Voor planning werd Appreo de belangrijke schakel. Appreo zorgde voor een duidelijke en naadloze planning waar onze leidinggevenden goed mee kunnen werken.
VOXTUR begeleidde de implementatie, richtte de verschillende functionaliteiten in en hielp bij het vertalen van wensen naar een werkende inrichting.
Anne-Grethe: “We hebben bewust gekozen om de implementatie in kleine onderdelen op te splitsen. Wanneer we nieuwe functionaliteiten inrichtten leverden we de documentatie op, testte het proces, stelden het eventueel bij en daarna pas pakten we het volgende onderdeel op. Zo hebben we samen met de consultants van VOXTUR en Appreo gezorgd dat de koppelingen en processen goed op elkaar aan bleven sluiten.”
“Ik verwacht dat VOXTUR de komende jaren betrokken blijft bij het inrichten van nieuwe processen en het benutten van meer mogelijkheden binnen AFAS want ik zie in VOXTUR echt een behulpzame, hartelijke organisatie die openstaat voor alles en die veel expertise in huis heeft.”
Tijd vrij maken en houden voor de implementatie
De overstap naar de twee nieuwe applicaties AFAS en Appreo is begin 2025 ingezet. Rond maart en april is de implementatie gestart en al snel bleek, zoals bij iedere software-implementiatie de hoeveelheid interne tijd een aandachtspunt.
Anne-Grethe: “We hadden vooraf al rekening gehouden met inzet, maar merkte toch dat je het snel onderschat. Een uitspraak uit het begin van het project bleef hangen: elke dag met een consultant vraagt daarna al snel 2 tot 3 dagen intern werk voor testen, inrichting en afstemming.”
“Naarmate de deadline dichterbij kwam, hebben we daarom bewust wat extra testmomenten ingepland met meerdere medewerkers om de overgang soepel te laten verlopen.” vervolgt Anne-Grethe.
Snelle resultaten op de planning
Keus Schoonmaak merkte al snel duidelijke verbeteringen in de dagelijkse praktijk.
Anne-Grethe: “De grootste winst zit nu al in de planning. Onze collega’s zijn makkelijker in te plannen en wijzigingen kunnen sneller worden doorgevoerd. Medewerkers kunnen hun uren afmelden op werkbonnen en wanneer de uren zijn vergrendeld, komt die informatie netjes door in AFAS. Heerlijk, want daardoor ontstaat er een veel strakker proces tussen de operatie en administratie. De koppeling tussen planning, werkbonnen en urenregistratie zorgt voor minder losse handelingen en minder kans op miscommunicatie.”
Ook merkt Anne-Grethe de rust op de administratieve afdeling. “Bijna alle processen werken nu in 1 pakket en doordat er minder aparte pakketten nodig zijn maakt dit het beheer ook nog eens een stuk overzichtelijker.”
Samen digitaal voorop blijven lopen
Bij Keus Schoonmaak zien ze het afronden van de implementatie van AFAS en Appreo niet als eindpunt, maar juist als een begin voor verdere professionalisering.
“In de komende periode gaan we aan de slag met OutSite, zodat ook onze klanten kunnen inloggen en onze processen sneller maar ook transparanter kunnen verlopen. Ook gaan we met BI dashboards aan de slag om managementinformatie sneller beschikbaar te maken en beter te kunnen sturen” zegt Anne-Grethe.