Slimme oplossingen voor een fijn klimaat
Met het predicaat Koninklijk op zak en een jaar vol mijlpalen, vierde Kuijpers in 2021 zijn honderdjarig bestaan. Kuijpers ontwerpt, bouwt én onderhoudt technische installaties in gebouwen en industrie. Eva Peters, projectleider HR-innovatie vertelt: “We hebben veel verschillende specialismen in huis, en opereren in meerdere segmenten. Van Provinciehuis tot het Rijksmuseum.
We maken gebouwen toekomstbestendig, en bovenal: we geven inzicht in hoe een gebouw presteert. We zetten slimme, duurzame oplossingen in voor een fijn klimaat.
Niet alleen voor onze klanten, maar ook onze eigen medewerkers en de generaties na ons.” Met 15 locaties door heel Nederland, bouwt Kuijpers aan een gezonde toekomst. En daarvoor is inzicht nodig. Niet alleen in de gebouwen, maar ook in de eigen data.”
Veel handmatig werk, en te veel Excel-lijstjes
Maar dat inzicht ontbrak, omdat het HR-systeem gedateerd was. “We hadden een HR-proces, maar dit was niet efficiënt. Het werkte: iedereen kreeg zijn contract en salaris, maar er zat te veel handmatig werk bij. We hadden verschillende Excel-lijstjes, en weinig automatisering, waardoor we bepaalde gegevens meerdere keren moesten invoeren. Dat zorgde voor onnodig extra werk”, vertelt Eva. Dit proces moest efficiënter, en het liefst ook zo veel mogelijk geautomatiseerd. “We waren afhankelijk van het menselijk handelen, en wilden onze collega’s juist een verdiepingsslag bieden. Het werd tijd om te moderniseren.”
Zo begon halverwege 2020 de zoektocht naar een passend HR- en Payroll-pakket. En niet zomaar eentje: “Wij waren op zoek naar software die ons zou helpen om onze processen goed te borgen. Die vanuit de standaard wel op maat te maken is, zonder dat standaard gedachtegoed te verliezen. Wij wilden het kunnen begrijpen, en het moest natuurlijk makkelijk en betrouwbaar zijn voor de gebruikers: onze collega’s.”
VOXTUR denkt echt outside the box, en laat zich niet tegenhouden door grenzen. Daardoor hebben wij de mooiste oplossing in AFAS gevonden.
Een echte partner
En uiteindelijk kwam AFAS als beste uit het selectietraject. “We hebben met een aantal partijen gesproken. De meesten wilden verschillende systemen aan elkaar knopen, maar dat was beslist niet wat we zochten. AFAS bood een totaaloplossing: één systeem voor alle HR-instrumenten. En daar hebben we vol overtuiging ja tegen gezegd”, vertelt Eva. Dat was het begin van de weg naar efficiëntie. En óók het moment waarop AFAS-partner VOXTUR het levenslicht zag. De keus om met VOXTUR mee te varen was dan ook makkelijk: “De oprichters van VOXTUR waren al betrokken bij ons traject. Zij wisten alle ins en outs. Dus toen zij voor zichzelf begonnen, was het geen moeilijke beslissing. Wij wilden samen met VOXTUR deze AFAS implementatie starten.”
AFAS implementatie
Met verschillende bedrijfsonderdelen, was de AFAS implementatie een complexe uitdaging. Maar eentje waar VOXTUR graag de tanden inzette. “We kozen ervoor om met 1 bedrijfsonderdeel en 250 medewerkers in 2021 live te gaan. Met employee selfservice, manager selfservice HR én Payroll. Dat gaf ons de kans om eerst alle kinderziektes eruit te halen en bij te sturen. Dit was een luxepositie, en ontzettend fijn. Zo konden wij kennismaken met het systeem, voordat wij onze volledige organisatie ermee in aanraking brachten. Het was gewoon top.”
Inmiddels draaien alle bedrijfsonderdelen op AFAS, en kijkt Eva terug op een geslaagd traject. “Ik heb tijdens het traject veel geleerd over het systeem, maar ook over onze eigen organisatie. TJ heeft vanuit VOXTUR een basistraining gegeven aan onze afdeling, en dat zorgde ervoor dat wij alles direct in het Kuijperslicht konden bekijken. En het resultaat mag er zijn. Onze processen zijn eenvoudig te volgen, en de verantwoordelijkheid ligt op de plek waar die hoort. Het is een verlichting van de administratie, waardoor er tijd is voor andere dingen. Het is bedrijfsbreed gewoon makkelijker geworden dankzij deze AFAS implementatie.”
Geen papier meer
Moderniseren en automatiseren. “Dat is precies wat VOXTUR voor ons heeft gedaan tijdens de AFAS implementatie. We hebben helemaal geen papier meer. We hebben sneller inzicht in data, en die data is altijd up-to-date. De software heeft ervoor gezorgd dat alles inzichtelijk is geworden en is bovendien makkelijk te gebruiken. Zonder tijdsverlies óf frustraties.”
En als het vuur eenmaal brandt, maakt ambitie mijlen. “Meteen hebben we ook ons beoordelingsproces geïntegreerd in AFAS. Dat was iets wat zorgvuldig moest gebeuren, want onze standaard paste niet helemaal in de AFAS-standaard. En weer kreeg VOXTUR het voor elkaar. Het staat naar volledige tevredenheid.”
De samenwerking is vanzelfsprekend
Nu de basis staat, is Kuijpers samen met VOXTUR het onboarding-proces aan het stroomlijnen. “Er gebeurt veel wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt. En het zou mooi zijn om alle taken die daarbij horen vanuit AFAS te laten opstarten. Hier zijn we nu volop mee bezig.” Maar daar houdt de ambitie niet op, want Eva ziet nog meer kansen. “We willen ook graag de aansluiting maken met recruitment, en daarbij ook alle flexkrachten die voor ons werken registreren, zodat we één duidelijk overzicht hebben. Ook heb ik nog de wens om medewerkers via AFAS te laten inschrijven voor opleidingen. Dat is iets voor de toekomst.”
En die toekomstplannen tot stand brengen? Dat doet Kuijpers niet alleen. Want de samenwerking met VOXTUR is vanzelfsprekend: “VOXTUR blijft ons ondersteunen op verschillende gebieden, en zal de toekomstige projecten met ons oppakken. Dat is voor ons vanzelfsprekend. We hebben elkaar in 1,5 jaar tijd goed leren kennen, en de samenwerking met elkaar is heel plezierig”, vertelt Eva.
Een unieke visie
Want plezier is ook belangrijk. En dat zit bij VOXTUR wel goed: “Je werkt toch iedere dag met elkaar samen. Dan is een gezonde dosis humor zeker niet mis. En dat zit absoluut goed!” Na het afronden van de implementatie heeft Eva het gevoel dat ze een stel collega’s erbij heeft. “Ze zijn heel betrokken, en altijd bereid om te helpen. Ze durven kritische vragen te stellen, en dat waardeer ik heel erg. VOXTUR daagt ons uit om ook naar onszelf te blijven kijken. En daarin maken ze het verschil. Hun drive om voor het beste resultaat te gaan, gecombineerd met hun expertise. Ze zijn geen dertien-in-een-dozijn-bedrijf. Ze hebben echt een unieke visie. En dat is een meer dan verdiend compliment!”