Over Damen Naval
Damen Naval is de divisie van Damen Shipyards die marineschepen bouwt voor binnen- en buitenland. De divisie heeft zo’n 800 mensen in vaste dienst, aangevuld met een variabele groep ingeleend personeel. Diana beheert de payroll voor Damen Naval, maar ook voor de repair- en yachtingdivisie.
Van ADP naar AFAS
Damen Naval werkte jaren met ADP, maar merkte dat het systeem niet meer aansloot op de praktijk. De organisatie werkte steeds vaker met mensen op uitzending naar het buitenland, wat om twee aparte dienstverbanden vraagt. Dat was binnen ADP niet goed in te regelen, en overstappen naar een uitgebreider pakket van ADP voelde onevenredig duur.
Diana: “We dachten: als we toch moeten switchen naar meer mogelijkheden, dan kunnen we net zo goed kijken wat er nog meer is.”
Na een aanbesteding werd AFAS gekozen. Het systeem bood de meerdere dienstverbanden functionaliteit die Damen Naval nodig had, én meer flexibiliteit bij het aanmaken van looncodes. Dat gaf de doorslag.
Zelf beheren lastiger dan gedacht
Na de overgang naar AFAS probeerde Diana het systeem zelf functioneel te beheren. Een deel lukte haar prima, maar de moeilijkere vraagstukken kwamen ze niet uit.
Diana: “Die moeilijke dingen gingen mijn pet te boven. Ik heb de AFAS-cursus gedaan, maar daar ben ik niet wijzer van geworden. Na die cursus kun je echt geen workflow maken.”
Ze verzamelde alle openstaande kwesties: analyses die niet werkten, looncomponenten die niet goed aangestuurd waren, dingen die al een tijdje op haar lijstje stonden. Die zette ze klaar voor een externe partner die dat kon oppakken.
Via een eerdere kennismaking met TJ, een van de oprichters van VOXTUR, nam ze contact op. Het gesprek was goed, en ze besloot het aan te gaan. Diana werkt veel op gevoel: als het vertrouwen er is, stapt ze erin. En als het tegenvalt, neemt ze ook afscheid.
Twee lijnen naast elkaar
Diana werkt nu met een Functioneel Beheerabonnement bij VOXTUR. In de praktijk heeft ze twee manieren van werken naast elkaar. De het abonnement gebruikt ze voor inrichtingsvragen die tijdens de salarisverwerking opkomen. Voor grotere klussen, zoals het inrichten van workflows door consultant Roy, worden losse dagen ingepland.
Diana: “Roy is nu bezig alle workflows voor ons in te richten. Dat is een groot project over meerdere dagen. Je plant zelf in wanneer hij voor je werkt, en dat verloopt gewoon goed.”
Na elke werkdag stuurt VOXTUR een gedetailleerd verslag van alles wat er gedaan is. Dat vindt Diana waardevol: ze kan altijd terugkijken, en als ze iets niet snapt vraagt ze Roy het toe te lichten.
Diana: “Dat doet hij altijd. Ik heb echt een fijne samenwerking met hem.”
“Van iedere dag dat ze voor je werken krijg je een verslag waarin alles gedetailleerd wordt beschreven. Ik kan altijd terugkijken, en als ik iets niet snap vraag ik het gewoon.”
Kennisoverdracht als onderdeel van de samenwerking
Diana wil niet alleen dat problemen opgelost worden. Ze wil begrijpen hoe het werkt, zodat ze het zelf ook kan terugvinden.
“Ik kijk nu met Roy mee hoe die workflows zijn opgebouwd. Ik vraag van: als ik dit zelf zou willen doen, waar moet ik dan beginnen? Daar leer ik iedere keer van.”
Dat past bij de manier waarop VOXTUR werkt: de verslagen borgen de kennis, en de consultant legt de logica uit. Zo blijft het niet alleen bij het uitvoeren van een opdracht.
Resultaten volgen later
Meetbare resultaten zijn er nog niet, en Diana is daar eerlijk over.
“Zodra de workflows live zijn, kan ik je een beter antwoord geven. Dan hoop ik dat het sneller en efficiënter gaat. Dat duurt nog een halfjaartje.”
Wat ze wel kan zeggen: de samenwerking loopt goed, en er is geen reden geweest om te stoppen. Ze werkt met plezier samen met Roos en Marijn, en het contact is altijd prettig.
Verdere uitrol in de planning
De workflows die nu voor Damen Naval worden ingericht, zijn waarschijnlijk het begin. Andere divisies hebben al interesse getoond in dezelfde aanpak. Als het voor Damen Naval werkt, ligt uitbreiding voor de hand.