Nu iedereen weer langzamerhand terug naar het kantoor komt is het voor veel bedrijven nog even zoeken naar de manier waarop. Hoeveel mensen mogen er tegelijk naar kantoor? Hoe gaan we dat allemaal bijhouden? Wie gaat dat allemaal bijhouden? Hoeveel werkplekken hebben we nu eigenlijk? Deze vragen zijn bij het gebruik van vaste werkplekken niet zo moeilijk te beantwoorden, maar tijdens het thuiswerken zijn ook veel van die werkplekken flexibel geworden.
Het reserveren van een werkplek is daarom een belangrijk onderdeel van het veilig terugkomen naar kantoor en kan veel tijd in beslag nemen. Gelukkig kan AFAS ons hierbij helpen door middel van het creatief inzetten van bestaande functionaliteiten. We kunnen hiervoor namelijk gebruik maken van de AFAS Cursusmanagement functionaliteit.
Door alle werkplekken onder één cursus vast te leggen, kunnen de bestaande cursussen en de ‘werkplekken’ makkelijk van elkaar worden gescheiden. Na het aanmaken van deze cursus kunnen we voor elke werkplek per dag, of zelfs voor elke werkplek per dagdeel, een evenement aanmaken waarop medewerkers zich kunnen inschrijven.
Het is natuurlijk heel veel werk om handmatig voor elke werkplek een evenement aan te maken voor het hele jaar. Daarom kunnen we vrij gemakkelijk een aantal importbestanden maken in Excel waarmee we dit binnen no-time hebben toegevoegd op de cursus. We kunnen er zelfs zonder moeite voor zorgen dat de weekenden niet mee worden genomen.
Als deze export gedraaid is kunnen we daarna beginnen aan het portaal waarop medewerkers zich in kunnen schrijven voor een werkplek. Door meerdere weergaves te maken waarin de werkplekken terugkomen kunnen we in eerste instantie al een duidelijk onderscheid maken tussen het reserveren van een werkplek voor vandaag, morgen of ergens in de rest van de week.
Is een ruimte vol of een werkplek al gereserveerd? Dan verdwijnt de werkplek gewoon uit de lijst en kunnen medewerkers de ruimte niet meer vinden. Komt de medewerker uiteindelijk toch niet? Dan kan hij zich weer gemakkelijk uitschrijven en komt de plek automatisch weer beschikbaar voor iemand anders.
Op deze manier kan er zonder veel moeite overzicht en toezicht worden gehouden op het aantal mensen dat op het kantoor aanwezig is. Het is ook geen probleem als er weer meer plekken beschikbaar komen omdat de maatregelen nog meer versoepelen. Dan draaien we gewoon opnieuw de import met de extra werkplekken die beschikbaar komen en is het binnen 10 minuten geregeld. Er hoeft daarna niks meer aangepast te worden aan de portal!
