Vraag van Vandaag: Hoe automatiseer je een arbeidsovereenkomst?

Binnen een organisatie komt het zelden voor dat iedereen dezelfde arbeidsvoorwaarde onder zijn neus krijgt. De één heeft reiskosten en de ander een leaseauto, nieuwe medewerkers hebben proeftijd maar een nieuwe arbeidsovereenkomst vanuit een promotie heeft dit niet. Voor al deze verschillen wil je uiteraard niet handmatig aan de slag. Gelukkig heeft AFAS hiervoor een oplossing!

Om dit goed uit te kunnen leggen pakken we even een simpel voorbeeld: heeft iemand recht op een leaseauto of niet? Heeft de medewerker hier recht op dan moet dit worden opgenomen in de overeenkomst. Als deze persoon hier geen recht op heeft dat wordt dit onderdeel overgeslagen. In AFAS kan dit recht standaard worden vastgelegd op een functie en dus hoeven we ons hier geen zorgen meer over te maken. Deze methode kan uiteraard op dezelfde manier worden toegepast met vrije velden.

AFAS Arbeidsovereenkomst

Het stappenplan

Allereerst hebben we een document nodig dat we aan kunnen passen. Documenten vind je onder Algemeen > Uitvoer > Beheer > Document. AFAS levert al een standaard arbeidsovereenkomst mee die je kan kopiëren, of misschien gebruikt jou organisatie al een document. Vervolgens open je dit document en wordt je begroet door het volgende scherm:

Om aan te kunnen geven wanneer een onderdeel van de arbeidsovereenkomst moet worden getoond of niet moet er een subdocument worden gemaakt. Hierin moet voor het voorbeeld de functie van de medewerker worden opgehaald. Nadat het subdocument is aangemaakt en geopend is het tijd om het goede veld op te halen uit de functie. In dit geval: ‘Recht op auto (omschrijving)’.

Vervolgens moeten we als we op volgende klikken een filterselectie maken, want we willen dit alleen laten zien als de medewerker recht heeft op een auto. In dit geval kunnen we dat aan geven door in de geavanceerde filter aan te geven dat dit veld op ‘Ja’ of ‘Ja, uitleverproces starten’ moet staan.

AFAS Arbeidsovereenkomst - Uitleg

Het document

Na dit te hebben getest met de knop Voorbeeld en opgeslagen te hebben kunnen we beginnen aan de volgende stap, het ontwerpen van het document. Hiervoor is het belangrijk dat je Profit Communication Center goed is gekoppeld.

Met het filter op het subdocument weet AFAS wanneer dat het onderdeel tussen het BEGIN en het EIND alleen moet worden getoond als de medewerker aan de filter voldoet. Mocht de medewerker dan geen recht hebben, laat hij deze dus automatisch niet zien als de arbeidsovereenkomst op wordt gesteld.

AFAS Ontwerp Arbeidsovereenkomst

Op deze manier zorg je er dus voor dat je maar één keer een arbeidsovereenkomst maakt, waarna AFAS precies weet hoe deze er per medewerker uit moet komen te zien. Zo laat je de software echt voor je werken!

Wil je meer weten? Neem dan nu via onderstaande button contact met ons op!

Wil jij ook aan de slag met het automatiseren van je arbeidsovereenkomst?

Ontdek alle ins & outs van Profit 18

Download gratis jouw Profit 18 online magazine!