Vraag van vandaag: Hoe automatiseer ik de thuiswerkvergoeding?

Wat uit noodzaak is ontstaan, lijkt nu gemeengoed te worden: thuiswerken. Zowel werkgevers als werknemers zien de voordelen van het gedeeltelijk thuiswerken steeds meer in. In het ´nieuwe normaal´ krijgen werknemers dan ook vaker de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Er is nog geen speciale regeling voor de thuiswerkvergoeding. Het kabinet overweegt een speciale regeling voor het onbelast vergoeden van thuiswerkenkosten. Er zijn ondertussen al meerdere organisaties die een thuiswerkvergoeding hebben geïntroduceerd. Binnen AFAS kun je dit proces goed automatiseren.

Het mooie van deze oplossing binnen AFAS, is dat de thuiswerkdagen die door de medewerker vastgelegd worden, automatisch ook in mindering worden gebracht van de eventueel geldende reiskostenvergoeding.

De oplossing

De standaard 214-werkdagenregeling moet worden ingesteld voor alle betrokkenen die recht hebben op een woon-werkverkeer vergoeding. Vervolgens moeten werknemers de mogelijkheid krijgen om de thuiswerkdagen via InSite te ‘declareren’. Als laatst moet worden ingesteld dat er €2 euro (de gemiddelde kosten per thuiswerkdag volgens het Nibud instituut) per gedeclareerde thuiswerkdag wordt uitbetaald en deze dag direct met de 214 dagen van de standaard woon-werkvergoeding wordt gecorrigeerd.

Hoe richt je dit in?

Maak via Management tool > Profielen In- & Outsite > Mutatie medewerker/loonmutatie een nieuw veld (zie voorbeeld hieronder), context en tabblad aan. Koppel vervolgens de context aan het juiste loonmutatie profiel en controleer of de loonmutatie workflow naar wens is.

Het is belangrijk dat je goed de stappen volgt van de reiskostenvergoeding. Koppel het vrije veld aan de looncomponent ‘thuiswerkdagen t.b.v. reiskostenvergoeding’ en maak vervolgens een nieuwe onbelaste looncomponent aan voor de thuiswerkvergoeding.

Het resultaat

In het voorbeeld hieronder zie je hoe de pagina voor het declareren van de thuiswerkdagen er uit kan zien. Deze kun je naar wens opmaken in de huisstijl van je organisatie. Het is ook mogelijk om meer velden toe te voegen, zoals de periode (week, maand of jaar). Je kunt eventueel ook waardes ‘onder water’ meegeven en deze in het overzicht ‘mijn loonmutaties’ weergeven.

Als de werknemer via het invoerveld zijn thuiswerkdagen doorgeeft, moet je de thuiswerkdagvergoeding (thuiswerkdagen * €2) en de gecorrigeerde reiskostenvergoeding in de pro forma van de werknemer kunnen inzien.

Met een goede inrichting van de thuiswerkvergoeding in AFAS, geniet je van een geautomatiseerd proces. Werknemers dienen via Insite zelf hun thuiswerkdagen in. De workflowtaak komt vervolgens bij de leidinggevende (of een andere rol) ter beoordeling. Na accordering wordt de thuiswerkvergoeding als loonmutatie in de salarisadministratie verwerkt. Zo laat je de software echt voor je werken!

Hulp nodig bij het automatiseren van de thuiswerkvergoeding binnen jouw organisatie?