Roompot behoudt talent met behulp van VOXTUR

Maak kennis met het bedrijf dat persoonlijke vakantiebestemmingen voor iedereen beschikbaar maakt: Roompot. Wat begon als een kleinschalige camping is vandaag – meer dan 55 jaar later – uitgegroeid tot een van de grootste spelers binnen Europa. Met een hoofdkantoor in Goes en meer dan 200 vakantieparken, -locaties én -resorts over heel het Avondland, werken meer dan 2100 medewerkers dagelijks aan een diepgewortelde missie: het creëren van droombestemmingen waar gasten zich thuis voelen. Gastvrij ben je met de beste mensen. Maar wat als de passievolle doeners te snel vertrekken door een niet geoptimaliseerd proces? Juist: tijd voor verandering. Verandering die werkt.

Alles voor een onvergetelijk verblijf

Van beach houses tot design villa’s en van glamping tot luxe kamperen bij de boer. Slechts een greep van de locaties waar Roompot jaarlijks meer dan 3 miljoen gasten ontvangt. Wat je bestemming ook is, je vindt het bij Roompot. Deze slogan echoot door in alles. Denise Knol, Manager Stagebureau en Projectleider bij Roompot, werkt al een aantal jaar op de HR-adeling. “Ik ben ooit begonnen als stagiair, en ik ben er gebleven. Roompot is een plek waar je je carrière kunt starten. Onze gasten komen voor hun droomverblijf, en onze enthousiaste medewerkers voor hun droomjob. Ieder talent doet ertoe, en wij investeren er maar al te graag in. Curious en connected; dat zijn niet voor niks twee van onze kernwaarden. Het is prachtig om de groei te zien die wij in de afgelopen jaren hebben meegemaakt.”

Roompot - VOXTUR

“Blaadjes zweefden letterlijk van bureau naar bureau”

Door die enorme groei was het hoogtijd voor een efficiëntieslag. De HR-afdeling had namelijk nog geen ERP-systeem. “We deden alles nog op papier en in Excel. Dat was eigenlijk onbegonnen werk. Onze contracten kwamen ook per post getekend binnen, uit het hele land. Het was erg onhandig, en nam veel tijd in beslag. Tijd die wij beter voor onze collega’s konden gebruiken.” Naast de zoektocht naar efficiëntie, was ook de wens voor uniformiteit groot. “Je hebt te maken met verschillende parken. Elk park is een compleet nieuw personeelsbestand. Door de grote groei die wij hebben meegemaakt, was het tijd om te professionaliseren. Een ERP-pakket was onmisbaar.”

Dat ERP-pakket vond Roompot al snel in AFAS. “Wij waren op zoek naar een stukje snelheid en efficiëntie. Niet alleen voor ons als HR-afdeling, maar ook voor de eindgebruikers: onze medewerkers. Ons doel was een duidelijk overzicht, wat ons werk minder arbeidsintensief zou maken. En dat vonden wij in AFAS”.

Meer talent behouden

Na een succesvolle AFAS-implementatie stond een belangrijk project op de planning: het optimaliseren van het Talentmanagement. “Wij hebben jaarlijks zo’n 800 stagiairs. Zij hebben allemaal goede begeleiding nodig. Maar het proces om beoordelingsgesprekken te registreren en te verwerken was te standaard.” De HR-medewerkers konden niet alle gegevens inzien, en dat zorgde soms voor de nodige frustratie: “Een groot deel van onze stagiairs wil bij ons blijven werken. Voor een HR-afdeling is dit fantastisch, alleen is er niet altijd direct plek op hetzelfde park of in dezelfde afdeling beschikbaar. Dan zoek je voor een ander park in de buurt met hetzelfde profiel. Maar zonder platform vind je die collega nooit in een pool van 800 stagiairs.”

Denise Knol

“Precies zoals wij wilden”

Om het proces van Talentmanagement te stroomlijnen, zat geen standaardoplossing in AFAS. Er moest dus een nieuwe functionaliteit worden ontwikkeld. “Ik had specifieke ideeën en wilde vóór juli 2021 het nieuwe proces hebben staan”, vertelt Denise. Dat was een uitdaging. Maar eentje die VOXTUR met beide handen aangreep. “Dimitry was destijds betrokken vanuit AFAS bij de implementatie van het ERP-pakket. Toen VOXTUR werd opgericht, is de samenwerking eigenlijk vanzelf gegaan. Daarom schakelden wij hen in om Talentmanagement tot een succes te maken.”

De vlotte communicatie, expertise en het snel schakelen waren de hoofdingrediënten voor een succesvolle samenwerking. “Ik ben met Jan-Jaap in gesprek geweest over wat ik voor ogen had. Hij weet veel van learning en development. Vrij snel kwamen wij tot een concreet plan. Het was voor ons essentieel dat deze nieuwe functionaliteit volledig in AFAS geïntegreerd werd. Op 19 april zijn wij gestart met de inrichting van Talentmanagement. En zonder enige moeite was het project vóór juli dit jaar afgerond. Het is precies zoals wij wilden.”

Structuur en overzicht

“Ik had van tevoren niet bedacht dat alles wat ik wilde ook écht kon”, vertelt Denise. Het resultaat spreekt voor zichzelf: “Door het nieuwe Talentmanagement gaan wij talenten sneller spotten én behouden. Het proces is nu gestructureerd, overzichtelijk en volledig geïntegreerd in AFAS. De samenwerking was heel prettig. En dat VOXTUR expertise in huis heeft, is wel duidelijk. Jan-Jaap kwam met veel ideeën vanuit zijn ervaring. Soms wil je als organisatie iets snel opzetten. En wanneer dit mogelijk wordt gemaakt, is dat gewoon heel fijn. Het hele project verliep soepel.”

“VOXTUR maakt van onze ideeën werkelijkheid en houdt altijd scherp wat bij ons past.”

VOXTUR levert

“Soms denken mensen onterecht dat je binnen de toerismebranche alleen in de zomer werk hebt. Niks is minder waar. Met het nieuwe Talentmanagement behouden wij niet alleen onze talenten, maar faciliteren wij ze ook in hun reis en groei binnen deze branche. En daar zijn wij heel blij mee”, vertelt Denise.

Nu het Talentmanagement op rolletjes loopt, heeft Roompot samen met VOXTUR een implementatieplan opgesteld voor vervolgprojecten. “VOXTUR maakt de dingen die wij bedenken mogelijk. En de snelheid in schakelen is voor ons heel fijn. Door de voortdurende coronacrisis wilden wij bijvoorbeeld ook een geautomatiseerd thuiswerkbeleid opzetten, en binnen een week stond dit al live. Ze leveren waar zij voor staan. En wij kijken uit naar alle vervolgprojecten.”

Roompot behoudt talent met behulp van VOXTUR

“Alsof je collega’s bent van elkaar”  

De keuze om de samenwerking met VOXTUR voort te zetten was volgens Denise makkelijk: “De communicatie is heel prettig, en er wordt echt naar ons geluisterd. Het is toch een technisch verhaal waar je het over hebt. Maar dit wordt perfect vertaald, zodat wij dit ook zónder IT-achtergrond begrijpen. Als commercieel bedrijf ben je vaak op zoek naar een stukje snelheid. En dat levert VOXTUR. Niks was te gek. Door mijn drukke agenda waren Teams-meetings en telefoontjes in de auto de wekelijkse kost. En dat kon allemaal. VOXTUR mag dan wel een extern bureau zijn, maar het voelt alsof wij collega’s zijn van elkaar!”

Alles uit jouw AFAS Software halen? Neem contact met ons op! Wij laten verandering werken.

Ontdek alle ins & outs van Profit 18

Download gratis jouw Profit 18 online magazine!