Op dit moment wordt Profit 19 door AFAS uitgerold naar al haar klanten. Na de grote update 18, zitten er in deze update ook weer verrassende verbeteringen. De totale lijst met kleine en grote wijzigingen is lang, daarom beperk ik me in deze blog tot de 7 functionaliteiten waarmee je op korte termijn zeker aan de slag moet gaan.
Functionaliteit blokkeren
Een handige optie waarvan je waarschijnlijk denkt huh kon dit nog niet dan?! Het blokkeren van functionaliteit in een autorisatierol is een veel gehoorde wens. Het mooie aan deze functionaliteit is, dat deze ook werkt op de standaard door AFAS uitgeleverde autorisatierollen. Voorheen moest je eerst de AFAS standaard kopiëren om vervolgens in jouw kopie de aanpassingen te doen. Vanaf nu is dat voor het weghalen van functionaliteit niet meer nodig en dat maakt het beheren van de verschillende autorisatierollen weer een stukje eenvoudiger.
Beveiligingsinstellingen
Tot Profit 19 werden beveiligingsinstellingen van de portalen Insite en Outsite door AFAS onderhouden. Voor veel organisaties helemaal prima, maar sommige organisaties willen dit zelf kunnen beheren. Denk hierbij aan het toevoegen van IP-restricties. Hiermee kun je zelf bepalen vanaf welke IP-adressen jouw AFAS Insite of Outsite benaderd kunnen worden. Zo ben je zelf meer en beter in controle over jouw security.
Nieuwe thema’s
Vormgeving draagt bij aan de acceptatie van jouw Insite en Outsite. In ons magazine heb je meer kunnen lezen over de nieuwe styling mogelijkheden die Profit 18 heeft gebracht. In de nieuwste update, levert AFAS een aantal nieuwe thema’s mee. Je hebt nu in totaal 8 standaard thema’s tot je beschikking, waarmee je de look-and-feel van jouw Insite en Outsite kunt verbeteren. Verder is het aantal paginaonderdelen dat je via het thema kunt stylen verhoogd van 5 naar 10. Hierdoor is maken van leuke thema’s een stuk eenvoudiger geworden.
Externe recruiter
Veel organisaties maken in het recruitmentproces gebruik van externe bureaus. Tot op heden was het lastig om bijvoorbeeld een externe recruiter onderdeel te maken van het proces in AFAS. In Profit 19 levert AFAS een nieuwe autorisatierol “recruiter klantportal” uit, waarmee externe recruiters toegang tot Outsite kunnen krijgen voor het aanleveren van kandidaten.
De recruiter vult de benodigde gegevens in via Outsite en vervolgens wordt de kandidaat beoordeeld door de vacaturehouder. De communicatie verloopt tussen de organisatie en de recruiter, tot het moment dat de recruiter de sollicitant overdraagt.
Bij het overdragen is het belangrijk om het e-mailadres van de sollicitant vast te leggen. Deze wordt gebruikt voor het aanmaken van een Outsite portalgebruiker. Zo kunnen de reeds bekende stappen in het recruitmentproces zoals het aanvullen van de gegevens en het digitaal tekenen van het arbeidscontract plaatsvinden. Na het overdragen heeft de recruiter geen toegang meer tot de data van de sollicitant.
Hele gave nieuwe functionaliteit met een grote impact!
Job alert
We blijven nog even bij het onderdeel werving & selectie, want AFAS heeft nog een mooie functionaliteit toegevoegd namelijk job alerts.
De nieuwe job alert functionaliteit laat sollicitanten en medewerkers zich inschrijven voor nieuwe vacatures. Hiervoor kunnen bepaalde criteria worden meegegeven, zoals locatie, vakgebied of opleidingsniveau. Op basis van de geselecteerde criteria maakt Profit een match tussen de vacature en de medewerker/sollicitant. Zij ontvangen vervolgens een e-mail met een link naar de nieuwe vacature. Heel handig!
Delegatiemodel
Als bepaalde vooraf vastgestelde managementtaken in AFAS worden uitgevoerd door een medewerker, dan gebruik je hiervoor het delegatiemodel. Deze medewerker krijgt dan rechten om namens de leidinggevende HR-taken uit te voeren. Denk hierbij aan het insturen en afhandelen van HR-workflows.
En dat laatste is ook meteen de nieuwe functionaliteit in Profit 19. Voorheen kon de gedelegeerde alleen workflows opstarten en vanaf nu dus ook afhandelen. Verder is het nu ook mogelijk om delegaties in te zetten bij het afhandelen van verzameldeclaraties. Kortom de functionaliteit is weer een procentje beter!
Lijsten in e-mailberichten
Misschien sturen jullie al geautomatiseerde reminders naar gebruikers, als er taken openstaan. Binnen veel organisaties wordt er bijvoorbeeld 1 keer per week een e-mail gestuurd met “je hebt nog X taken openstaan”. Vanaf nu kun je met behulp van sub-sjablonen ook een overzicht meesturen van de openstaande taken. Of dit nu openstaande verlofaanvragen, openstaande facturen of declaraties zijn, met deze nieuwe functionaliteit wordt de ontvanger veel beter geïnformeerd.
De ontwikkelaars bij AFAS zitten niet stil. De ontwikkelingen gaan hard! Dit biedt jouw organisatie kansen om processen nog efficiënter in te richten. Mocht je verder willen sparren over de toepasbaarheid van nieuwe functionaliteit binnen jouw organisatie, dan ga ik graag vrijblijvend het gesprek met je aan.
