We kennen het allemaal: het is de eerste dag van een nieuwe medewerker en nog niet alles is op orde. Vervelend, want je wilt als bedrijf je nieuwe collega een zachte landing bezorgen. Gelukkig kun je met AFAS het onboardingsproces goed automatiseren. In Profit 18 heeft AFAS daar nog een schepje bovenop gedaan met de uitlevering van draaiboeken in- en uitdienst. Met deze nieuwe functionaliteit kunnen onboardingsprocessen zoals het uitleveren van bedrijfseigendommen en taken voor een buddy, automatisch opgestart worden.
Het is belangrijk om bij de uitrol van nieuwe functionaliteit te kijken welke voordelen het jouw organisatie oplevert. Als de voordelen duidelijk zijn, kun je ook de juiste keuzes maken bij de inrichting.
Op dit moment zijn draaiboeken alleen te koppelen aan indienst- en uitdienstprofielen. Dit betekent dat processen die horen bij een functiewijziging (nog) niet via deze methode worden opgestart. Â Processen die zowel bij indienst, als bij een functiewijziging van toepassing zijn, kun je ook op een andere manier inrichten.Â
Voorbeeld
Een nieuwe medewerker start op 1 oktober op de binnendienst. Bij deze functie horen geen telefoon en auto. Een half jaar later maakt de medewerker promotie en wordt consultant. In deze functie heeft de medewerker wel recht op een telefoon en auto. In deze situatie kun je geen gebruik meer maken van het draaiboek indienst, maar wil je wel dat de processen automatisch opgestart worden.
Alle generieke onboardingstaken kun je heel goed onderbrengen in het indienstdraaiboek. Maar om te voorkomen dat je zowel voor indiensttredingen, als voor functiewijzigingen inrichting moet verzorgen, kan het handig zijn om een combinatie van signalen en vrije inrichting op functies te gebruiken. Dit geldt zeker voor organisaties die veel functies hebben met afwijkende voorwaarden.Â
Het stappenplan
Je kunt in 3 stappen ervoor zorgen dat er geautomatiseerde taken worden gegenereerd zowel bij onboarding, als bij een functiewijziging.
STAP 1.
Voeg voor alle mogelijke functiespecifieke onboardingstaken vrije velden toe op de functie. Dit kan gaan van het uitleveren van bedrijfseigendommen en het geven van toelichting op bepaalde interne procedures, tot  het aanvragen en intrekken van bijvoorbeeld E-herkenning. Vervolgens zorg je dat bij elke functie de juiste velden zijn aangevinkt. Dit kan eventueel door middel van een import, als het veel functies zijn.
Als voorbeeld gebruik ik E-herkenning.
STAP 2.
Maak een nieuwe type dossieritem aan en zorg hierbij voor een duidelijke omschrijving. Ik gebruik bijvoorbeeld bij alle on- en offboardingstaken de term “draaiboek”, zodat alle taken eenvoudig te filteren zijn.
Richt de workflow(s) vervolgens verder naar wens in. In het voorbeeld zijn 2 er workflows gekoppeld, 1 voor het aanvragen van E-herkenning en 1 voor het intrekken in geval van een functiewijziging of uitdiensttreding.
STAP 3.
Als laatste stap richt je de benodigde signalen in. Signalen kunnen op basis van een datumveld en de vrije velden uit stap 1, automatisch de juiste workflows opstarten. Maak voor elke taak een indienst- en indien noodzakelijk een uitdienstsignaal. Signalen zijn eenvoudig te kopiëren, dus daarmee kun je tijd besparen.
Als bestemming van het signaal kies je workflow en vervolgens koppel je het signaal aan de juiste workflow.
Draaiboek
Naast de functiespecifieke taken, heeft vrijwel elke organisatie ook generieke onboardingstaken die op elke nieuwe medewerker van toepassing zijn. Denk hierbij aan het bijwonen van een welkomstbijeenkomst, een kennismaking met de buddy, of het uitleveren van een toegangstag. Voor deze processen hoef je alleen de workflows in te richten en deze vervolgens te koppelen aan het juiste draaiboek.
Het leuke is dat hier ook taken voor de nieuwe medewerker, zoals het vastleggen van een contactpersoon in geval van nood, aan toegevoegd kunnen worden. Je kunt namelijk bij het aanmaken van de draaiboektaak bepalen of deze X dagen vooraf of X dagen achteraf gegenereerd moet worden.
Een zachte landing
Door je onboardingsproces slim in te richten geef je nieuwe medewerkers een warm welkom en een zachte landing. In een tijd waarin talent schaars is, is het belangrijker dan ooit om nieuwe medewerkers vast te houden. Een goed onboardingsproces helpt daarbij. Daarnaast bespaart een goed geautomatiseerd onboardingsproces tijd en kosten en dat is een mooie bijvangst.
