Met deze 5 fases maak je van jouw verandermanagement project een succes!

Er wordt vaak verondersteld dat mensen bang zijn voor verandering. Maar is dat echt zo? De wereld om ons heen verandert continu. De look-and-feel van je favoriete app verandert en daar moet je misschien een dag aan wennen en daarna weet je niet meer beter. Door corona zijn een hele hoop mensen volledig vanuit huis gaan werken en ook dat gaat op heel veel plekken gewoon goed. Er zijn wat functionele uitdagingen geweest in de beginfase, maar inmiddels weet iedereen dat je moet kijken of je microfoon op mute staat als je een videocall ingaat.

De angst voor verandering is eigenlijk de angst om “iets” te verliezen, “loss aversion” zoals dat in de psychologie zo mooi wordt genoemd. Het verlies van geld, zekerheid of status raakt ons als mens veel harder dan de mogelijkheid om winst te behalen.  Een belangrijke vraag waarmee je je verandermanagementproces dus zou moeten starten is: wie heeft er iets te verliezen?

Een succesvol verandermanagementproces kent 5 fases:

  • De noodzaak bepalen
  • Een visie creëren
  • Draagkracht creëren
  • De transitie
  • Momentum behouden

Noodzaak voor verandering

Bij grote veranderingstrajecten zoals een software implementatie, gaat een organisatie van het bekende naar het onbekende. Dit brengt onder andere onzekerheid bij medewerkers over het voortbestaan en invulling van functies en onzekerheid over de toegevoegde waarde van hun kennis en vaardigheden. Daarom zijn er in deze fase twee belangrijke stappen: “Creating readiness for change” en “overcoming resistance to change”. Oftewel zorg dat mensen klaar zijn voor de verandering en dat ze het proces niet gaan tegenwerken. Dit is uiteraard niet makkelijk, want zoals ik al eerder schreef, de angst om iets te verliezen is vele malen groter dan de voldoening die wordt behaald met de beoogde verbeteringen. Een methode om medewerkers klaar te stomen voor verandering is om het beeld over de huidige situatie te beïnvloeden. Wat betekent doorgaan op de huidige manier voor de continuïteit van het bedrijf? Wat als we niets doen? Welke interne en externe factoren hebben momenteel een negatieve impact op het succes onze organisatie?  Door vervolgens gesprekken met mensen te voeren en echt te luisteren, kun je empathie en support voor het veranderingsproces creëren. Daarnaast is communicatie “key”. Communiceer duidelijk over het nut, de noodzaak en de beoogde resultaten.

Creëer een visie

Wat voor een bedrijf wil je zijn? Welke waarden streef je als organisatie na? Waar wil je naar toe? Probeer deze vragen smart te beantwoorden. Door een duidelijke visie neer te zetten als bedrijf, creëer je een gemeenschappelijk doel, waar iedereen zich aan kan committeren. In 1961 sprak John Kennedy het Congress toe met de woorden: “The US should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the Earth”. En op 21 juli 1969 werd zijn visie gerealiseerd en zette Armstrong de eerste stap op de maan. Een visie mag dus best uitdagend zijn, want dat dwingt mensen tot creatief nadenken en dat leidt weer tot veranderingsbereidheid.

Creëer draagkracht

Binnen elke organisatie speelt interne politiek een rol.  Afdelingen kunnen met elkaar wedijveren, maar ook binnen afdelingen kunnen verschillende belangen gelden. Verandering kan er toe leiden dat de interne verhoudingen verschuiven. Bepaalde mensen of groepen krijgen meer invloed en anderen zullen invloed verliezen. Daarom is het belangrijk om draagkracht te creëren voor het verandermanagement project. Hierbij is de rol van de change agent van belang. De change agent(s) leiden het project. Het zijn medewerkers met aanzien binnen de organisatie. Dit kan zijn door de kennis en/of het netwerk waarover de change agent beschikt, maar ook door het hebben van een charismatische persoonlijkheid, waarmee de change agent dingen gedaan krijgt. 

Het identificeren en vervolgens beïnvloeden van de belangrijkste stakeholders zijn de volgende stappen binnen deze fase.  Als je eenmaal weet wie de stakeholders zijn en welk belang zij hebben, kun je ze voorzien van de juiste informatie. Waardoor elke stakeholder vanuit zijn of haar eigen perspectief de voordelen ziet van het verandertraject.

De transitie

In deze fase wordt de verandering geconcretiseerd. Alle activiteiten die moeten plaatsvinden om de verandering succesvol te laten verlopen worden in een roadmap gezet.  Zorg ervoor dat de activiteiten gesteund worden door het hoger management en dat feedback  gedurende de transitie kan leiden tot aanpassingen van de activiteiten.

Het communicatieplan is een van de belangrijkste onderdelen in deze fase. De input hiervoor heb je natuurlijk in de eerdere fases verzameld. Je kent de verschillende doelgroepen en weet via welk kanaal en met welke boodschap ze het beste te bereiken zijn. Nu is het zaak om sessies te organiseren en content te creëren om zoveel mogelijk mensen te bereiken.

Momentum behouden

Mensen hebben de neiging om terug te vallen in oude patronen. Dat is in de privésfeer zo, maar dat geldt ook zeker op zakelijk vlak. Investeer daarom in het ontwikkelen van nieuwe skills en competenties. Bij een software implementatie wordt het projectteam vaak uitstekend opgeleid, maar hoe zit het met de managers of de medewerkers die met het systeem moeten gaan werken? Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie, is het belangrijk om meerdere leermomenten te faciliteren. Het doel hiervan is dat iedereen de nieuwe manier van werken (blijvend) adopteert.   

Verandering kost tijd en de beoogde voordelen zijn niet altijd direct zichtbaar. Daarom is het belangrijk om de ingezette koers vast te houden, ook als het even tegenzit. De mensen binnen jouw organisatie hebben de tijd nodig om nieuw gedrag aan te leren, geef ze die kans ook. Start dus ook niet meteen met het volgende grote project, dat ook weer veranderingen met zich mee brengt. Gun je medewerkers de tijd om comfortabel te worden met de nieuwe situatie. 

We hebben vanuit  VOXTUR een verandermanagementmethodiek ontwikkeld gericht op software implementaties. Wil je hier mee over weten, stuur me dan gerust een bericht!

TJ Marshall  
tj@voxtur.nl

Ben jij benieuwd hoe je het draagvlak binnen de organisatie kunt vergroten? Of wil je samen werken aan daadkracht?