Dé toonaangevende groothandel in promotionele producten binnen Europa. Het moederbedrijf van drie gespecialiseerde merken in de promotiewereld: Clipper Gifts, Compacon en IGO. We hebben het hier over Plato Group. Met Helmond als thuisbasis en heel Europa als markt, werkt iedere medewerker van Plato Group aan een doel: mensen én merken op laten vallen.
Slim, engaged en transparant
“Samen helpen we mensen en merken op te vallen. En we stellen hen in staat om op een eenvoudige manier promotionele producten te bestellen. Dat doen we al ruim 75 jaar”, vertelt Roel Dielissen, HR-Business Partner bij Plato Group. “Als er iets te promoten is, en je hebt er artikelen voor nodig, kunnen wij die bedrukken. We hebben meer dan 100 machines in onze drukkerij, en hebben klanten en medewerkers door heel Europa.”
Met een klein HR-team werkt Roel samen met zijn collega’s vanuit Helmond aan een toekomstbestendige organisatie. Maar om die toekomstbestendigheid te waarborgen, is meegaan met nieuwe technologieën essentieel. Plato Group doet meer dan dat. “Als organisatie zitten we momenteel in transitie. We herontdekken wat onze identiteit is, en zijn op weg naar een nieuwe, nóg betere versie van Plato Group.
Een versie waarin we bovenal slim, transparant en engaged zijn.” Een tijd van verandering dus. Niet alleen in de eigen identiteit, maar ook in de processen.”
Zelf de regie in handen
Want het was “tijd voor een nieuw jasje”. “Door alle ontwikkelingen die wij de afgelopen jaren hebben meegemaakt, paste ons oude systeem niet meer bij onze behoefte. Een nieuw tijdperk brak aan, dus werd het tijd voor een nieuw jasje”, vertelt Roel. En dan het liefst een jasje dat perfect paste. Want nóg langer papier gebruiken was een no-go. “Daarom startte halverwege 2020 onze zoektocht naar nieuwe HR- en Payroll-software.”
Om dat perfecte jasje te vinden, lag een wensenlijst klaar. En één ding was zeker: de regie moest terug in eigen hand. “We zochten naar een systeem dat ons de regie in eigen handen gaf. We wilden van alle Excel-lijsten af, zodat we onze informatie slim konden verwerken. Het moest een systeem worden dat goed aansloot bij onze behoefte en ons tegelijkertijd de vrijheid gaf om het passend in te richten.” En het adaptieve karakter van AFAS gaf de doorslag.
Er was altijd wel een oplossing. Overal werd direct op gereageerd én geanticipeerd. Met succes.
Een echte partner
Zo begon in april 2021 de transitie. En daar waar Nederlands soms al voor de nodige complexiteit zorgt, was er nóg een uitdaging: het systeem moest in het Engels worden ingericht. “Naast ons kantoor in Nederland, hebben we ook meerdere sales & marketing kantoren in Denemarken, Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk en België. En omdat iedereen die de software gebruikt deze moet kunnen begrijpen, was de Engelse taal een noodzaak. VOXTUR maakte dit mogelijk, en vandaag draait onze complete organisatie op AFAS. Nationaal en internationaal”, vertelt Roel.
Sinds januari dit jaar is de implementatie afgerond, en is Plato Group volop aan het finetunen. “VOXTUR was én is continu aangehaakt. Ze zijn een echte partner, en weten heel goed waar hun sterktes liggen. Binnen VOXTUR werken namelijk verschillende mensen met verschillende expertises, en dat maakt dat je niet één smaak krijgt, maar het beste van alle werelden.Ze zetten hun diversiteit goed in en dat is voor de implementatie goud waard.”
Inscannen is verleden tijd
Met de komst van AFAS werd het beoordelingssysteem ook direct aangepakt. Want dat liet nog wel wat te wensen over. “Vóór AFAS deden we alles wat met de beoordeling te maken had op papier. Onbegonnen werk. Want het papier werd ingevuld, ondertekend, moest terug naar de juiste afdeling en vervolgens moest het ook nog worden gescand. Te veel handelingen voor iets dat veel efficiënter kon.
VOXTUR heeft ons geholpen om dit proces compleet te digitaliseren. Als een formulier nu akkoord is, staat dit direct in het juiste online dossier.” Dat er zo veel mogelijk was in de software, had Roel van tevoren niet verwacht. “We zijn tegen weinig restricties aangelopen, en hebben zelden een nee te horen gekregen voor iets wat we wilden maken. Er was altijd wel een oplossing. Overal werd direct op gereageerd én geanticipeerd. Met succes.”
De ideale partner
Met alle grote veranderingen van de afgelopen tijd, ziet Roel een fantastische toekomst. “Momenteel zijn we voornamelijk aan het bijsturen. We werken nu net twee maanden met het systeem, en willen die transitie goed doorzetten. Het workflowgestuurd werken biedt erg veel perspectief. Na twee maanden zien we al dat we makkelijker en sneller kunnen schakelen”, vertelt Roel.
En VOXTUR? Die blijft voorlopig nog wel in beeld. “Hun kennis en kunde spreken voor zichzelf. Er is geen enkele reden om een andere partner te zoeken, als je je ideale partner al hebt gevonden.”
Echte verbinding
“Hun diversiteit is wat ze echt uniek maakt. En door die verschillende profielen in te zetten, maken ze voor ons het verschil”, vertelt Roel. Bij Plato Group hebben ze het tijdens de hele traject gevoeld: verbinding. “Dat is wat VOXTUR gewoon doet. Het contact is persoonlijk, en ze houden de vinger aan de pols. Het is een heel leuk traject geweest.
Tuurlijk hebben wij koudwatervrees gehad over de livegang. Maar juist door die verbinding te maken, namen ze ons mee in die bijzondere reis. Zoek je een AFAS partner die creatief is, echt verbinding maakt, en dit bovendien kan vertalen naar de uiteindelijke klantbehoefte? Dan móét je VOXTUR hebben!”
