De vraag van vandaag: Wanneer gebruik je de functionaliteit verantwoordelijkheden?

Een declaratie, verlofaanvraag of contractverlenging: wie accordeert deze processen? Dat verschilt natuurlijk per organisatie. Bij bedrijf A zijn het de direct leidinggevenden van de medewerkers en bij bedrijf B is een specifieke rol of groep verantwoordelijk voor de afhandeling van bepaalde workflows. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ondertekenen van arbeidscontracten door de directie. Als een medewerker een nieuw contract krijgt, kan het zijn dat niet de direct leidinggevende maar de directie akkoord moet geven.  

Meestal wordt een workflow gestart en is de leidinggevende van de instuurder de ontvanger. In de workflow editor (Profit) geef je eenvoudig aan dat de ‘taak bestemd voor is: leidinggevende instuurder.’ Daarmee komt de workflow automatisch bij de direct leidinggevende terecht.

Soms komt het voor dat een workflow wordt gestart, waarbij niet de direct leidinggevende van de instuurder de ontvanger is. Bijvoorbeeld als de leidinggevende van de leidinggevende de bestemming van een taak is. Binnen sommige bedrijven is het zo geregeld dat één manager van alle teams bepaalde workflows moet afhandelen, dus ook van de medewerkers die niet direct onder deze manager vallen. Hiervoor is de inrichting van verantwoordelijkheden nodig. Deze mooie functionaliteit helpt bij het afwijken van de standaardinrichting waarbij de hiërarchie binnen het organigram leidend is.

Hoe gebruik ik verantwoordelijkheden?

Om te laten zien hoe verantwoordelijkheden ingericht kunnen worden maak ik gebruik van een voorbeeld. In dit voorbeeld laat ik het organigram van een fictief bedrijf zien, waarbij de contracten van consultancy medewerkers geaccordeerd moeten worden door een directielid die op laag 1 zit (zie onderstaande afbeelding.) In dit voorbeeld moet directielid TJ Marshall akkoord geven bij een contractverlenging van consultancy medewerkers. We zien hieronder ook dat de consultancy medewerkers op laag 9 zitten. Dat betekent dat de directe leidinggevende (laag 3) van deze groep medewerkers Peter van Stavoren is. Om ervoor te zorgen dat de contractverlengingen van de consultancy medewerkers terecht komen in het takenbakje van het directielid, gaan we verantwoordelijkheden inrichten.

Stappenplan

Stap 1: Selectie aanmaken
Maak een selectie aan, waarmee de gebruikersgroep (die bij stap 2 wordt aangemaakt) gevuld wordt. Dit voorkomt dat bij uitbreiding van de autorisatiegroep deze handmatig gevuld moet worden. Ga naar: Algemeen > Inrichting > Selectie en klik op ‘Nieuw.’ Maak de keuze voor ‘gebruiker’ en ga dan naar volgende. In dit scherm kiezen we een weergave die in ieder geval bestaat uit functie en organisatorische eenheid (OE.) Staan deze velden er niet tussen? Dan is het noodzakelijk dat er een nieuwe weergave wordt aangemaakt, waar uit de gegevensverzameling de ‘OE’ en ‘Functie’ wordt gehaald. Als we op volgende klikken komen we in het scherm met de instellingen van de selectie.

Vul de omschrijving in en kies bij veldnaam voor ‘Organisatorische eenheid.’ Filter daarna op de OE van de directieleden. Daarna voeg je het veld ‘Functie’ toe. Tot slot filter je hier op de functie van het directielid dat wij willen toevoegen aan de selectie. Er komt een overzicht te staan van de medewerkers die Algemeen directeur zijn, wanneer op ‘vernieuwen’ geklikt wordt. Dat is voor deze functie meestal maar één persoon.

Let op: In dit voorbeeld is het eigenlijk niet nodig om zowel op functie als OE te filteren, omdat er maar één directeur is per functie. Dat betekent dat filteren op functie in dit geval al genoeg is. Hier laat ik puur ter info een dubbel filter zien. Op het moment dat er bijvoorbeeld meerdere locaties zijn met elk een eigen OE ‘Directie’, dan kan het voorkomen dat er ook dezelfde functietitels zijn. In dat geval zoek je op zowel functie als de bijbehorende OE, die altijd locatie gebonden moet zijn. Bijvoorbeeld: Directie locatie Amsterdam, Directie locatie Rotterdam.

Stap 2: Gebruikersgroep aanmaken
Ga naar: Algemeen > Beheer > Autorisatie tool en klik linksboven op het knopje ‘nieuwe gebruikersgroep.’ Kies voor de optie ‘maak een geheel nieuwe gebruikersgroep’ en klik op volgende.

Vul in bovenstaand scherm bij groep en omschrijving dezelfde omschrijving die bij selectie is ingevuld. Dit houdt het beheren overzichtelijk. Kies bij ‘Vullen op basis van’ voor selectie en kies meteen de zojuist aangemaakte selectie. De gebruikersgroep is aangemaakt wanneer we klikken op ‘OK’. 

Stap 3: Verantwoordelijkheid aanmaken
Ga naar: Algemeen > Beheer > Instellingen autorisatie > Verantwoordelijkheden en klik op ‘Nieuw.’ Hier is het de bedoeling dat we de verantwoordelijkheid een naam geven. In dit geval noemen we de verantwoordelijkheid: Contract ondertekenen.

Stap 4: Verantwoordelijkheden koppelen aan het organigram
Ga naar: HRM > Organisatie > Organigram en open het organigram. We moeten de verantwoordelijkheid koppelen aan de OE waaronder de medewerkers consultancy vallen. Als we kijken naar het organigram zien we dat dit de OE ‘Medewerkers consultancy’ is. Klik bij deze OE op de rechtermuisknop en kies voor eigenschappen. Kies onder het tabje ‘Verantwoordelijkheden’ voor ’Nieuw’ en selecteer de aangemaakte verantwoordelijkheid en gebruikersgroep.

Stap 5: Condities aanmaken
Omdat we deze verantwoordelijkheid alleen inrichten voor de afdeling consultancy, moeten er ook condities aangemaakt worden. Er zijn immers twee verschillende routes: contractverlenging van consultancy medewerkers en contractverlenging van alle overige medewerkers. We hebben dus twee condities nodig. Eén conditie voor de contractverlengingen die horen bij de consultancy afdeling en een andere conditie voor de contractverlengingen die horen bij de rest van de organisatie. Ga naar CRM > Dossier > Inrichting > Type dossieritem en zoek de contractverlenging dossieritem. We openen de bijbehorende workflow en klikken op de eerste knop van de workflow. Rechts in het scherm bij ‘gegevensverzameling’ voegen we een nieuwe gegevensverzameling. We hebben de volgende nodig: Actuele gegevens medewerker.

Zoek het veldje ‘Organisatorische eenheid’. Let wel op dat je het veldje pakt met de code en niet de omschrijving (zie hierboven.) Klik vervolgens op voltooien. De gegevensverzameling is toegevoegd.

Ga rechts in het scherm naar condities en klik op het groene plusje. De eerste conditie noemen we: Wel afdeling consultancy. Klik vervolgens op het tabblad ‘gegevensverzamelingen’ en kies voor de zojuist aangemaakte verzameling. In het volgende scherm gaan we de filters toepassen. Ik kies altijd voor geavanceerd filter. Bij veldnaam pakken we organisatorische eenheid erbij. Daarnaast zeggen we: = 0001. Het getal staat in dit geval voor de OE code. We zeggen hiermee dat aan deze conditie wordt voldaan als OE is gelijk aan medewerkers consultancy.

Doe precies hetzelfde voor de tweede conditie, behalve de naam en filter. Bij naam zeggen we: Geen afdeling consultancy. Bij de filter kiezen we wel dezelfde OE, maar de filter die we gebruiken is: != (is ongelijk aan.) We zeggen hiermee dat aan deze conditie wordt voldaan als OE niet gelijk is aan medewerkers consultancy. En daar vallen alle andere afdelingen onder. Hiermee zijn de condities aangemaakt, ze moeten nog wel gekoppeld worden aan de ontvangers van de workflow. Dit doen we in de volgende en laatste stap.

Stap 6: Workflow in Profit inrichten
Bij de deze stap is het de bedoeling dat we alles bij elkaar laten komen. Open de taak waarbij akkoord moet worden gegeven in de workflow. In veel gevallen staat er bij ‘Taak bestemd voor’ dat de directe leidinggevende de ontvanger is. Deze laten we staan en gebruiken we in alle gevallen, behalve voor consultancy medewerkers. Voor de consultancy medewerkers zoeken in het linkerdeel van dit scherm op onze aangemaakte verantwoordelijkheid en dubbelklik erop.

In het rechterdeel van het scherm is bovenstaande weergave te zien. Voeg bij Conditie, zoals in de weergave te zien is, de bijbehorende condities. Bij de verantwoordelijkheid die we hebben ingericht voor de consultancy medewerkers, hoort uiteraard de conditie: Wel afdeling consultancy. In alle andere gevallen geeft de leidinggevende akkoord en hierbij hoort de conditie: Geen afdeling consultancy. Klik op OK en sluit alles af. Hiermee is de inrichting compleet.

Deze mooie functionaliteit is een typisch gevalletje ‘simpeler dan het lijkt.’ Op papier is het een hoop werk, maar de inrichting is na enige oefening zo gedaan!

Hulp nodig bij het inrichten van verantwoordelijkheden?