Als werkgever wil je dat het zwangerschapsverlof van je medewerker zo goed mogelijk verloopt. Dit geldt uiteraard zowel voor de medewerker als voor de organisatie. Bij veel bedrijven wordt het verlof nog handmatig verwerkt, wat nog makkelijk te organiseren is binnen een klein bedrijf. Voor grotere organisaties brengt dit een hoop administratieve rompslomp mee. Met AFAS kan de medewerker het zwangerschapsverlof makkelijk aanvragen, maar met een kleine aanpassing kan dit proces nog beter worden geregeld binnen jouw organisatie.
Workflow
AFAS levert een standaard workflow voor het aanvragen van zwangerschapsverlof (zie afbeelding hieronder). Medewerkers kunnen via AFAS Insite de aanvraag indienen en deze komt vervolgens bij de juiste bestemming terecht. Bijvoorbeeld de leidinggevende en/of HR Business partner. De verlofperiode wordt automatisch berekend door het systeem. En een ander voordeel is de koppeling met het UWV, waarmee de verzuimmelding digitaal kan worden aangeleverd. Deze melding wordt klaargezet in Profit en je hoeft deze alleen nog te accepteren.
Deze en nog andere voordelen maken het aanvragen van het zwangerschapsverlof ‘a piece of cake’. Maar om het nog beter te organiseren en te borgen, kun je een stap terug gaan in het proces. Als organisatie wil je je goed voorbereiden op de afwezigheid van de medewerker. Hoe eerder je op de hoogte bent van de zwangerschap, hoe beter je zaken kunt organiseren. Met een kleine aanpassing kun je dit proces verder optimaliseren, namelijk als de medewerker de zwangerschapsverklaring en de verwachte bevallingsdatum zelf kan doorgeven. Hieronder een kort uitleg over hoe je dit kunt inrichten in AFAS
Zwangerschap melden
Maak een nieuw type dossieritem aan. Je kunt het bijvoorbeeld ‘Zwangerschap melden’ noemen. Gebruik een simpele workflow met bijvoorbeeld personeelsadministratie als bestemming en met een ‘Ter info’ taak naar de leidinggevende. Maak het vrije veld ‘Verwachte datum bevalling’ aan via de management tool. En vervolgens het profiel, met dezelfde naam als het type dossieritem. Richt op Insite de pagina naar wens in. Deze pagina zal twee velden bevatten: verwachte bevallingsdatum en Bijlagen. Geef een inleidende tekst of toelichting naar wens. Je kunt deze pagina aan het verzuimportaal toevoegen. Zie hieronder een voorbeeld.
Signaal
Als laatst onderdeel van de optimalisatie maak je een signaal gebaseerd op ‘Verwachte datum bevalling’. De medewerker kan bijvoorbeeld 8 weken voor deze datum een bericht ontvangen via de app, Insite of mail, met het verzoek om het zwangerschapsverlof aan te vragen. Let op: helaas kunnen er zich complicaties voordoen tijdens een zwangerschap. Hoewel dit signaal een goed hulpmiddel is, kan zo’n melding in bepaalde situaties als onprettig worden ervaren. Vraag je dus goed af of je deze automatische melding naar je zwangere medewerkers wil versturen. Nog een tip: er zijn standaard signalen van AFAS die geactiveerd kunnen worden. Deze automatische meldingen kunnen bijvoorbeeld naar de leidinggevende worden verstuurd: 5 dagen voordat de medewerker met zwangerschapsverlof gaat en/of 4 weken voordat het zwangerschapsverlof van de medewerker eindigt.
Bevallingsdatum
De medewerker kan via de AFAS Pocket app de werkelijke bevallingsdatum doorgeven. Het systeem berekent dan automatisch het einde van de verlofperiode. De medewerker kan dan ook meteen de correcte einddatum van het verlof doorgeven.
Samenvatting
Stap 1: De medewerker meldt de zwangerschap via AFAS Pocket app of InSite;
Stap 2: De medewerker vraagt zwangerschapsverlof aan via InSite;
Stap 3: De medewerker geeft de werkelijke bevallingsdatum door via AFAS pocket app of InSite.
Deze ‘kleine aanpassing’ kan een groot verschil maken. Daarnaast is deze in lijn met de ESS-filosofie van AFAS: De medewerker kan namelijk zelf de zwangerschap melden; de zwangerschapsverklaring wordt correct geborgd; de leidinggevende is meteen op de hoogte van de zwangerschap; het systeem berekent automatisch de verlofperiode en de medewerker kan zelf de bevallingsdatum doorgeven. Geen losse of verdwaalde e-mails meer. Hoe relax is dat?
