Eerder schreef ik een blog over de methode waarop AFAS het aanvullend geboorteverlof berekent. Het is de meest gelezen blog op onze website geworden. Vandaar dat ik heb besloten om weer een inhoudelijke blog te schrijven. Dit keer over het onderwerp ouderschapsverlof (OSV). De getallen op de loonstrook voor ouderschapsverlof (OSV) zijn voor medewerkers niet 1, 2, 3 te verklaren. Zelfs voor de salarisadministrateur is het een uitzoekklusje om de berekening te achterhalen. Daarom hebben wij dit voor je gedaan.
Sinds Profit 15 is er nieuwe functionaliteit beschikbaar en kan ouderschapsverlof op meerdere manieren vastgelegd worden. Ik leg het verschil uit tussen:
- OSV als uren per week via het looncomponent “uren ouderschapsverlof”.
- OSV als verlofboeking, urensoort gekoppeld aan ouderschapsverlofuren (nacalculatie).
- OSV via het rooster (mogelijk sinds Profit 15).
De case
8 uur OSV op woensdag in de periode van 1 januari 2021 t/m 31 december 2021
Contract van 40 uur. Rooster: ma t/m vrij, 8 uur per dag.
Salaris: €2.434,30
Manier 1
Dit is de meest handmatige manier. Op “een” manier komt bij de salarisadministratie de informatie binnen dat een medewerker ouderschapsverlof opneemt. Bijvoorbeeld via de mail of via een verlofaanvraag in Insite. De salarisadministrateur boekt deze uren met het looncomponent “uren ouderschapsverlof” op parameter uren/week.
Het aantal uur OSV per maand is gebaseerd op het gemiddeld aantal dagen verlof van de betreffende maand. In dit geval: 33,6 uur: 21 (contract)dagen / 5 werkdagen per week * 8 uur per dag.
33,6 / 168 * 2.434,30 = 486,86
Er van uitgaande dat er geen OSV geboekt wordt als verlof in Profit, is het grote nadeel aan deze manier dat verlofrechten handmatig herberekend en middels een verlofcorrectie gecorrigeerd moeten worden. Je bouwt immers geen verlof op over onbetaalde verlofuren.
Manier 2
OSV is ingericht als onbetaald periodeverlof (zie CAO). Hiermee worden wettelijke en bovenwettelijke verlofrechten verlaagd op basis van geboekte ouderschapsverlofuren. De medewerker kan het als verlof aanvragen via Insite. De registratie vind je terug op het tabblad verlof en eventueel in de nacalculatie. In de urensoort ouderschapsverlof is het looncomponent “uren ouderschapsverlof” gekoppeld.
Het aantal uur OSV per maand is gebaseerd op het aantal dagen verlof. In dit geval: 32 uur.
32 / 168 * 2.434,30 = 463,68
Het nadeel aan deze manier is dat ouderschapsverlofrechten aan alle medewerkers worden toegekend of per medewerker als verlofcorrectie toegekend moeten worden.
Manier 3
Dit is de meest recente functionaliteit waarmee ouderschapsverlofrechten automatisch toegekend worden op basis van het in Profit bekende kind. Opname regelt de medewerker zelf via Insite en wordt automatisch via het rooster verwerkt in de payroll.
Het aantal uur OSV per maand is gebaseerd op het gemiddeld aantal OSV uren over de volledige OSV periode. In dit geval: 33,51 uur: 7,97808 gem. OSV uren * 168 (contract) uren / 8 uur per dag / 5 dagen per week.
33,51 / 168 * 2.434,30 = 485,56
Hoe komt Profit aan 7,97808 gem. OSV uren?
7,97808 = 52 opgenomen dagen * 8 uur per dag / 52,14286 weken in de periode
52,14286 = 365 dagen in de OSV verlofperiode / 7 dagen per week
Nadeel: doordat Profit rekent met het gemiddelde over de hele ouderschapsverlofperiode, ontstaan er mogelijk TWK’s in het geval dat het ouderschapsverlof verlengd wordt. Immers de variabelen van de hele rekensom zoals aantal dagen in de verlofperiode en aantal opgenomen dagen wijzigen.
Voordeel: Op deze manier kan het aanvragen van ouderschapsverlof volledig geautomatiseerd worden.
Vind je dit allemaal te ingewikkeld en wil je liever een excel waar je de variabelen in vult en die de rest voor je uit rekent of wil je het excel waarin ook berekeningen kunnen worden gemaakt met parttimers? Neem dan contact met me op.
