Bespaar direct tijd door te declareren via AFAS

Een belangrijk proces binnen veel organisaties is het declaratieproces. Hoe frustrerend is het als je anno 2021 nog steeds bonnetjes moet scannen en mailen. In (te) veel organisaties is dit de normale gang van zaken. Gelukkig biedt AFAS haar klanten mooie functionaliteit om het declaratieproces een stuk makkelijker en gebruiksvriendelijker te maken voor medewerkers. Daarnaast geeft deze digitale manier van werken ook inzichten in de type kosten die medewerkers maken.

Functionaliteit in een notendop

AFAS biedt de mogelijkheid om 2 soorten declaraties in te richten: Medewerker declaraties en Medewerker verzameldeclaraties. Een medewerker declaratie is een declaratie met maar één kostensoort, bijvoorbeeld wanneer een medewerker zijn of haar VOG declareert. Een medewerker verzameldeclaratie is een declaratie waar meerdere gemaakte kosten zijn samengevoegd. Vaak zie je dit bij dienstreizen. Dan worden er kosten voor bijvoorbeeld kilometers, parkeren en verblijf in één keer gedeclareerd. 

De inrichting van declaraties gaat over verschillende lagen. Zo dient er een looncomponent voor elke declaratie ingericht te worden; moeten er kosten worden aangemaakt; moet er een workflow ingericht worden; dient er een profiel aangemaakt te worden; moet de autorisatie geregeld zijn en tot slot moeten alle pagina’s en profielen zichtbaar worden gemaakt in InSite en de Pocket app. Belangrijk hierbij is dat alle onderdelen ook met elkaar gekoppeld zijn. 

Case/voorbeeld 

Ik wil graag aan de hand van een voorbeeld de inrichting voor declaraties met jullie doorlopen. In ons voorbeeld gaan we een declaratie inrichten voor gemaakte parkeerkosten. Deze kosten kunnen afzonderlijk gedeclareerd worden, een medewerker declaratie dus in AFAS termen. De medewerkers mogen per declaratie maximaal 75,- euro declareren. Daarbij is het tijdens de declaratie verplicht om de nota’s mee te sturen.  

Stap 1: Declaratie Looncomponent

Wanneer een medewerker een declaratie heeft gedaan, moet het bedrag (na goedkeuren) uitbetaald worden. Zo’n uitbetaling kan alleen maar plaatsvinden via een looncomponent. Daarom zorgen we in de eerste plek voor een declaratie looncomponent.

Via [HRM > Organisatie > Cao] komen we terecht bij de cao’s die zijn toegevoegd aan de omgeving. We openen de eigenschappen van de cao waarvoor we de declaratie willen inrichten en gaan vervolgens naar het tabblad ‘Looncomponent.’ Hier kiezen we voor de weergave ‘Template looncomponenten’ (zie rode kader in onderstaande afbeelding.) De lijst die nu te zien is bestaat uit alle (cao gebonden) templates die AFAS beschikbaar heeft gemaakt. Het is mogelijk om deze templates te kopiëren en naar wens in te richten. Wij zijn op zoek naar een looncomponent die een onbelaste uitbetaling doet. Kies voor de hieronder geselecteerde template (Uitbetaling Onbelast.)

Tip: In de afbeelding heb ik met groene kaders aangegeven welke filters ik heb gebruikt om snel tot de juiste looncomponent te komen.

AFAS declareren - Template Looncomponenten

Als we de template hebben geselecteerd, klikken we daarboven op: 1. Kopiëren looncomponent. Het is belangrijk dat we meteen de omschrijving aanpassen, zodat we hierna het onderscheid kunnen maken. Vervolgens zijn de volgende aanpassingen belangrijk:

  1. Parameter: Op het tabblad Parameter kunnen we aangeven welke onderdelen we gaan gebruiken voor het berekenen. We voeren de volgende acties uit:
    1. Parameter 10 (berekenen) halen we leeg. Dit doen we door de parameter te selecteren; vervolgens te klikken op 1. Parameter bewerken en tot slot het nummer van de parameter leeg te halen. Sluit altijd af met ‘OK.’
    1. Parameter 24 (activeren in cao) zetten we op ‘Ja.’ Dit doen we in de eigenschappen van de parameter door daar bij ‘waarden’ te kiezen voor nieuw. Hier stellen we een begindatum in en selecteren we het veldje ‘toepassen.’
    1. We openen de eigenschappen van parameter 21 (waarde A) door dubbel te klikken. Vervolgens vinken we het veldje “Mutaties via boekingsprogramma toestaan” aan.

Hieronder is te zien hoe dat eruitziet.

AFAS declareren - Mutatis via boekingsprogramma toestaan

We slaan de instellingen op en sluiten de eigenschappen van de looncomponent door op ‘OK’ te klikken. Hiermee hebben we een looncomponent voor declaraties ingericht. 

2. Formule: De formule die standaard in deze template staat hebben we niet nodig. We verwijderen de formule volledig en voeren in: [A]. [A] refereert naar de parameter waarde A. Voor declaraties zou je in de formule kunnen kiezen tussen waarde A, B of C. Dit zijn de enige muterende parameters. Omdat we hiervoor in de instellingen van waarde A “Muteren via boekingsprogramma toestaan” aan hebben gevinkt kiezen we nu voor waarde A.

We slaan de instellingen op en sluiten de eigenschappen van de looncomponent door op ‘OK’ te klikken. Hiermee hebben we een looncomponent voor declaraties ingericht. 

Stap 2: Kostensoort

Nu we een looncomponent hebben, kunnen we een kostensoort aanmaken en koppelen.

Via [HRM > Payroll > Inrichting > Kosten] komen we in het overzicht met kostensoorten terecht. Nu zal de salarisadministrateur niet blij zijn met mijn woordkeuze, maar voor het gemak houden we het bij kostensoort. We maken een kostensoort aan per declaratie. Mogen medewerkers een fiets kopen en die declareren? Dan is er een kostensoort Fietsdeclaratie. Mogen medewerkers onbelaste kilometers declareren? Dan is er een kostensoort Kilometervergoeding onbelast. Omschrijvingen kunnen naar wens aangepast worden. In dit voorbeeld maken we een kostensoort aan voor het declareren van parkeerkosten.

We klikken op ‘Nieuw’. We vullen de volgende velden in (zie daaronder hoe dat eruitziet in Profit):

  • Itemcode: De code voor de kosten mogen we zelf invullen.

Tip: Het is handig om één manier voor het toewijzen van de codes aan te houden. Dit vergemakkelijkt het beheer van de kostensoorten. Ik gebruik bijvoorbeeld bij kostensoorten voor declaraties een D (van declaraties) gevolgd door een nummer. In dit geval: D0001.

  • Omschrijving: Geef een duidelijke omschrijving aan de kostensoort: Parkeerkosten.
  • Integratiegroep: Kies bij integratiegroep voor declaraties.

Btw-tariefgroep: Kies hier voor ‘Geen btw’. Het gaat immers om een onbelaste uitbetaling.

AFAS declareren - Nieuwe kosten

Verder is het mogelijk om het veldje “Omschrijving te wijzigen” aan of uit te vinken. Afhankelijk of het de wens is dat een omschrijving na het aanmaken gewijzigd mag worden. Ook kan het veldje Basiseenheid gewijzigd worden. Daar is te kiezen uit verschillende eenheden zoals: kilometers, stuks en uren. Omdat bij onze declaratie een bedrag één op één worden gedeclareerd, kiezen we voor basiseenheid. We klikken vervolgens op ‘Voltooien.’ Hiermee is de kostensoort aangemaakt.

De kostensoort moet vervolgens gekoppeld worden aan de juiste looncomponent. We selecteren de zojuist aangemaakte kostensoort en klikken bovenaan op “2. Integratie Payroll.” Hier kunnen we voor iedere cao een looncomponent koppelen aan de kostensoort. We zoeken het juiste component nummer bij onze aangemaakte looncomponent en selecteren deze. Verder vullen we óf ‘parameter aantal’ óf ‘parameter bedrag.’ Afhankelijk van de eenheid dat wordt gedeclareerd (bij bijvoorbeeld kilometers zijn dit aantallen) kiezen we er eentje uit. In ons geval wordt er een bedrag gedeclareerd, dus we vullen hert veldje ‘parameter bedrag’ in. Dat doen we door op de drie puntjes te klikken; bij de weergave “parameters behorend bij looncomponent” te kijken en te kiezen voor de parameter. Sluit af met voltooien. Hiermee hebben we onze kostensoort ingericht.

Stap 3: Workflow

AFAS levert een standaard workflow (WF) aan voor de declaraties. Er is een WF voor de medewerker declaraties en een WF voor de medewerker verzameldeclaraties. Voor ons voorbeeld gebruiken we de WF voor medewerker declaraties. Deze standaard WF kunnen we niet bewerken, dus we maken een nieuwe WF aan die gebaseerd is op de standaard van AFAS. We geven de workflow een omschrijving: Medewerker declaratie parkeerkosten.

Tip: De omschrijving kan je ook algemeen houden wanneer je meer declaraties gaat inrichten die dezelfde route hebben qua goedkeuren en controles.

Zo komt de workflow eruit te zien:

AFAS declaratie workflow

De eerste stap “beoordelen type declaratie” wordt conditioneel afgehandeld. Dit betekent dat het systeem deze taak automatisch zelf uitvoert. In deze taak wordt beoordeeld of een declaratie nieuw is of dat het gaat om een declaratie dat eerder is afgewezen (in de medewerker verzameldeclaratie WF.) Wanneer bijvoorbeeld in de verzameldeclaratie WF één van drie declaratie wordt afgekeurd; vervolgens wordt aangepast en daarna wordt ingestuurd, dan komt die declaratie in de medewerker declaratie WF terecht. Daarvoor is die eerste stap in deze WF bedoeld.

Daarna volgt in dit geval een beoordeling door de leidinggevende van de medewerker. De leidinggevende kan akkoord of niet akkoord geven. Aan de donkerblauwe actieknoppen zien we dat de declaratie daarna meteen geregistreerd is en verwerkt wordt in de salarisverwerkingscockpit. Hiermee hebben we onze workflow ingericht.

Stap 4: Declaratieprofiel

Nu we de WF, kostensoort en looncomponent hebben kunnen we beginnen aan het profiel.

Via [Algemeen > In & OutSite > Profiel] komen we bij de profielen terecht. We klikken op ‘Nieuw’ en vullen de gevraagde gegevens in:

  • Omschrijving: Declaratie Parkeerkosten.
  • Type: Medewerker declaratie.
  • Soort: “Aanmaken.”

Als we dan op ‘volgende’ klikken kunnen we de bijbehorende WF en beoordelingsprofiel kiezen.

  • Workflow: We kiezen de zojuist ingerichte WF.
  • Beoordelingsprofiel: AFAS levert twee beoordelingsprofielen voor de medewerker declaratie profielen (Beoordelen declaratie Bedrag & Beoordelen declaratie Aantal.) We hebben eerder gezegd dat we in dit voorbeeld met Bedrag werken, dus wij kiezen nu ook voor Beoordelen declaratie Bedrag. Het profiel is aangemaakt wanneer we klikken op ‘voltooien.’

Om het declaratieprofiel in te richten openen we de eigenschappen van het zojuist aangemaakte profiel. De WF en het beoordelingsprofiel zijn inmiddels gekoppeld. Om het declaratieprofiel compleet te maken dient een context te worden aangemaakt. We klikken bij context op onderhouden; vervolgens klikken we op ‘Nieuw’; daarna vullen we de omschrijving in van onze nieuwe context en klikken we op ‘voltooien.’

Van alle velden die beschikbaar zijn, hebben we er maar een paar nodig. De volgende velden moeten zichtbaar en wijzigbaar zijn voor de klant:

  • Toelichting
  • Totaalbedrag: Hiervan hebben we gezegd dat het maximale bedrag 75,- euro per declaratie mag zijn. In de instellingen van het veld geven we in de snelfilter de conditie aan (zie hieronder.)
  • Bijlage
AFAS declareren - Snelfilter

De volgende velden moeten we instellen, maar worden vervolgens op Niet zichtbaar gezet:

  • Datum: geven we de waarde [Vandaag] mee
  • Soort declaratie: Geven we als voorkeurswaarde de kostensoort die we hebben aangemaakt mee
  • Omschrijving: In dit voorbeeld geven we als voorkeurswaarde: Parkeerkosten.

Alle overige velden mogen op niet zichtbaar. Hiermee hebben we het declaratieprofiel ingericht.

Stap 5: Autorisatie

Voor we alles open kunnen zetten in InSite en de Pocket app, hebben we een nog een stukje autorisatie. De pagina’s moeten natuurlijk wel toe te voegen en te raadplegen zijn.

Hiervoor voegen we bij de functionaliteiten de juiste pagina’s toe. Aangezien deze declaratie ingericht wordt voor alle medewerkers, voegen we bij de functionaliteit “medewerker InSite” de pagina’s, die horen bij het profiel declaratie parkeerkosten toe.

Stap 6: Insite/Pocket app

Om de medewerkers in staat te stellen een declaratie via InSite te doen, moeten we de pagina’s toonbaar maken voor de medewerkers. De meest gebruikte methode is om op de pagina Mijn HR een knop toe te voegen die leidt tot de declaratie portalpagina. Op de portalpagina kan dan makkelijk een knop worden toegevoegd voor de declaratie van parkeerkosten, met een verwijzing naar de “aanmaken declaratie parkeerkosten” pagina. Als de medewerker dan klikt op de knop, dan belandt de medewerker meteen op de aanmaken pagina. Dat wil zeggen dat de medewerker dan meteen de gegevens kan invullen om zijn/haar declaratie te doen.

Om de medewerkers in staat te stellen declaraties te doen via de Pocket App, moeten de declaratieprofielen toegevoegd worden. Via [Algemeen > AFAS Pocket > Instellingen] komen we bij de instellingen van de Pocket App terecht. We klikken op het tabblad “Declaratieprofielen” om de juiste profielen toe te voegen. Als we klikken op “Nieuw” kunnen makkelijk het aangemaakte profiel voor parkeerkosten aanvinken en klikken op “voltooien.”

Zelf aan de slag!

Na deze 6 stappen staat jouw declaratie inrichting als een huis. Belangrijk is om het proces goed te testen. Dit geldt natuurlijk voor alle inrichting, maar bij deze inrichting is het extra belangrijk. Wanneer een declaratie goedgekeurd is, staat deze direct klaar in de loonverwerking. Dus nog een laatste tip: richt dit proces eerst in, maak een kopie naar jullie testomgeving en test het daar goed.

Mocht je naar aanleiding hiervan nog vragen hebben of er niet (helemaal) uitkomen, stuur me dan gerust een berichtje, ik help je graag.

Wil jij verder sparren met Majid over de inrichting van declaraties?

Webinar

26 oktober | 12.00 uur

Ontdek alles over talentmanagement!